ACT6 ==> ACT8 , WINFAX , Tobit , und andere Ärgerlichkeit

[Erich Heer]

So ich habe jetzt auf ACT8 umgestellt!

Nicht dass ich sagen könnte ich bin überzeugt oder dass ist eine SUPER-Software aber zumindest im Kleinen scheint es weiter zugehen.

Zunächst zu den Problemen: WINFAX.

Ich habe bisher einen großen Teil meiner Dokumente per Fax über WINFAX abgewickelt. Nun sind da überall Leichen von Verknüfpungen die ich löschen muss. Aber das geht ja noch. Was mache ich mit meinen Faxen?? Nach einer Woche ständigen Kontakt mit der Fa. WWW.META.COM.AU in Australien funktioniert nun der Export aus WINFAX in eine TIF Datei unter Beibehaltung der ursprünglichen Faxzusammenstellung. Nach ein paar Umbenennungen des Filenamens kann man diese Fax/TIF-Dateien jetzt wieder dem Kontakt zuordnen.
Das Programm heisst META-Exporter und kann für 30 Euro downgeloaded werden. Ich hab´s mich ca. 4000 Faxen getestet - TUT/SUPER.

Zweites Problem: TOBIT / DAVID.

Bisher hat der Versand/Empfang mit Tobit zwar funktioniert aber leider wurden Umlaute nicht richtig behandelt. Das scheint jetzt zu funktionieren. Hab das mit einigen Mails in Text und Html Modus getestet - TUT. Auch FAXE werden übertragen bzw. jegliche Nachricht aus TOBIT. Mit dem Zuordnen der Mail hat ACT8 noch Probleme. Aber großes PLUS zumindest beim zuordnen der Mail zu einem Kontakt wird der Kontakt bereits angezeigt sobald die Mailadresse übereinstimmt. Jetzt sollte das noch automatisch gehen wenn man das möchte. Doch was passiert mit Faxen oder anderen Nachrichten? Die muss man weiterhin von Hand zuordnen. Daneben ist dieses Modul auch nicht gerade stabil es stürzt regelmäßig beim zuordnen ab. "In ACT E-Mail ist ein Problem.... starten Sie ACT-Mail neu." Das sollte schnellstmöglich behoben werden. Die Faxe werden nun über Word==>TOBIT versendet und in ACT abgelegt. Das ist noch nicht 100% hier suche ich noch eine Möglichkeit wie ich die versendeten Faxe zum Kontakt zuordnen kann (automatisch).


Jetzt zu den Ärgerlichkeiten:

Da macht man nun seit 10 Jahren in Act rum ein paar Geburtstag/Jahrestage problemlos in ACT-Kalender anzuzeigen. Das ist ein riesen Aufwand mit den wiederkehrenden Tätigkeiten oder das Suchen nach den Geburtstagen um dann alle einzeln als Tätigkeit hinzuzufügen. Es kann doch nicht so schwer sein beim Kontakt einen Geburtstag zu hinterlegen und dahinter ein Kästchen in dem man anklicken kann "Im Kalender anzeigen" oder eben nicht. Auch möchte man gern den wirklichen Geburtstag eingeben (z.B. 1932) und nicht einen im Jahre 2007 doch das hat Auswirkungen auf die Tätigkeit die angelegt wird.

Die Einteilung in Firmen und Gruppen ist gut. Doch ich habe noch keine Möglichkeit gefunden aus einem Kontakt eine Firma zu machen um mir jetzt nach dem Update von ACT6 auf ACT8 etas Arbeit zu ersparen - aber vielleicht geht das ja auch irgendwie.

Die Dokumente werden immer noch nicht in der Datenbank abgelegt sondern als Link daneben. Damit hat man grundsätzlich bei irgendeinen Wechsel / Portierung etc. Probleme. Warum dies nicht geändert wird ist mir schleierhaft.

Die Tätigkeitsfolge ist (zumindest nach meiner Meinung) eine Todgeburt.

Trotzdem habe ich auf ACT8 umgestellt und werde noch einige andere PCs umstellen da ACT8 einfach einige Vorteile hat die die anderen Versionen nicht haben. Z.B. werde ich dann über das Internet syncronieren. Vielleicht klappt das ja dass alle ADs die gleichen PDFs und anderen Dokumente und Anlagen zur Verfügung haben ohne dass ständig Mails durch die Gegend schicken muss.

Aber ACT/SAGE/Symantec/.... sollten mal ein paar alte Baustellen endlich fertig machen. Manche Dinge sind schon 10 Jahre alt.

Mal sehen was passiert - Erich Heer

[H Müller]

.....Die Dokumente werden immer noch nicht in der Datenbank abgelegt sondern als Link daneben. Damit hat man grundsätzlich bei irgendeinen Wechsel / Portierung etc. Probleme. Warum dies nicht geändert wird ist mir schleierhaft.

.....

Das ist nicht korrekt.
Dokumente werden im ACT! Datenbankordner abgelegt (Attachments) der Verweis in der Historie und im Register Dokumente zeigt genau dorthin.
Dadurch hat man ja auch erst die Möglichkeit Dokumente mitzusynchronisieren.

[Erich Heer]

Der Unterschied ob ich von einem Verzeichnis einen Link habe oder aus einem anderen Verzeichnis is marginal. Jetzt werden die Dateien eben erst in ein Verzeichnis kopiert bevor diese als Link da stehen - aber es bleibt ein Link. Und über die Sycronisiererei merkt man das noch viel weniger. Ich weis von was ich rede da die gleiche Logik Tobit macht mit dem Abgleich zwischen Laptop und Office-PC. Wenn da mal der Wurm drin ist findet die korrupte oder gelöschte Datei kein Mensch mehr oder die Datei ist noch da aber der Link ist gelöscht. Nur damit Sie mal eine Größenordnung haben. Meine lokales Tobit hat 13 GB (Giga nicht Mega) und ca. 140.000 Dateien. Diese Daten möchte ich zukünftig in ACT verwalten und die meines Kollegen auch noch...

Das Hauptproblem ist doch die Konsistenz. Löschen Sie doch mal eine Datei im Verzeichnis Attachments. Das merkt ACT erst wenn Sie versuchen die Datei zu öffnen. Es gibt doch die Möglichkeit diese Dateien in einer separaten Datenbank als BLOB (binary large Object) zu speichern. Dann geht das nicht oder falls jemand die DB löscht merkt es jeder sofort und dann kann man noch was tun. Löschen könnte man in diesem Fall nur über die Applikation (in diesem Fall Act). Dass ich dann ein DB habe mit 10 GB ist doch heute kein Problem mehr.

[H Müller]

.....Dass ich dann ein DB habe mit 10 GB ist doch heute kein Problem mehr.

So ?

Na, dann fragen sie mal bei Microsoft nach, wie groß eine SQL Datenbank sein darf.

[Axel von Melville]

Guten Morgen,

zur Frage, welche theoretische Größe eine MS-SQL-2000-DB haben könnte, wird eine Zahl von 1 Exabyte (1 Million Terabyte = 1 Milliarde Gigabyte) angegeben.

Nun ist es ja aber so, daß kommerzielle Software-Firmen auch dem Produktvertrieb an kleinere Teams oder Einzelpersonen großes wirtschaftliches Gewicht beimessen. Da kommt dann die kostenlose MSDE mit max. 2 GB bzw. zukünftig der SQL-Server 2005 Express-Edition mit max 4 GB ins Spiel.

Hier würden die Grenzen ja recht schnell überschritten werden, wenn alle Attachments direkt in der DB gespeichert würden.

Da man aber keine zwei verschiedenen System-Architekturen vorhalten kann (man denke nur an eine Aufstockung von MSDE auf MSSQL 2000..) ist man vermutlich diesen Weg gegangen.

Auch ein temporäres Sichern der SQL-Server-DB ist viel praktikbler (bei abgeschaltetem SQL-Server-Dienst), solange die DB-Files eine überschaubare Größe haben, als wenn ich hier plätzlich mal eben 13 GB sichern sollte... .

Zuletzt an Herrn Heer:

Natürlich ist eine theoretische Anfälligkeit gegen Löschen von Dateien aus dem Attachment-Ordner noch immer gegeben. Aber sie ist doch heute viel kleiner, als es bei verstreuten Daten in verschiedensten Verzeichnissen der Fall ist (durch Löschungen aus der Unkenntnis heraus, daß diese Daten in ACT! verknüpft sind) - oder meinen Sie nicht??

Und zumindest wird das Risiko abgeschafft, daß durch eine Änderung der Verzeichnisstrukturen der in ACT! gespicherte Link nicht mehr greifen kann.

Zuletzt wird auch das (häufig aus Unkenntnis passierende) Ablegen von Dateien auf lokalen Laufwerken vermieden, was erstens einen Zugriff von anderen Clints aus unmöglich macht - und zweitens die dort gespeicherten Dateien für eine Synchronistion unzugänglich macht.

Wünsche Allen ein schönes Wochenende

Axel v. Melville

[Erich Heer]

Hui, ich hatte nicht gedacht dass das Thema Datenbank so viel feedback bekommt. Ich habe über eine Woche gebraucht um eine Lösung für WINFAX zu haben - aber da bin ich wohl der einzige der dieses Problem hat. Es wäre eigentlich schön wenn so etwas von SAGE mit angeboten wird (und sei es nur der Verweis auf eine Lösung). Die anderen Punkte meines Beitrags haben auch irgendwie noch keinen feedback. Anscheinend ärgert sich niemand außer mir über die umständliche Jahrestag/Geburtstags Problematik. (oder vielleicht haben sich die anderen schon damit abgefunden oder haben gewechselt).

Aber zur DB: Herr Müller das mit dem 2GB Limit wußte ich nicht. Ich weis auch nicht was ich dazu sagen soll. Selbst bei Foxpro kann ich schon 2GB pro table erreichen und das seit ewiger Zeit. Ich "spiele" zu Hause etwas mit einer Oracle 8.15 welche kostenlos bei Novell dabei war. Da liegt das Limit nicht im GB Bereich. Das hat sicher mehr mit Lizenzierung von Mircosoft zu tun als mit technischen Möglichkeiten. Eigentlich sollte bei der Pro Version auch eine Pro Datenbank dabei sein und nicht die Lidl-Version.

Herr von Melville, die Sicherung einer DB ist sicherlich ein Problem, welches aber jede Firma/User mit geeigneter SW lösen kann. Sei es ein spezieller Client oder eine Kopie der DB bei Online Sicherung oder zunächst eine lokale Kopie der DB welche dann gesichert wird bei Offline Sicherung. Bei einem Server oder lokal gehe ich davon aus dass die DB mit 10/20GB maximal 20 Minuten offline sein muss bis die Kopie vorliegt die ich dann in aller Ruhe gesichert werden kann.
Mit der Verzeichnisstruktur haben Sie sicherlich Recht. Durch das Kopieren wird es unwahrscheinlicher dass versehentlich Daten gelöscht werden. Aber das hatte ich bisher schon. Alle meine Daten kamen in c:\act\attach die Mails waren in einem definierten Verzeichnis dann habe ich die Dateien mit "allways sync" ( für 15 Euro) auf den Server sycronisiert und das gleich mit actsync und der DBF. Am laptop hab ich das gleiche gemacht und hatte alle Attachments und Mails auf beiden Rechnern abrufbar. Und auf dem Netzlaufwerk wurden die Daten dann von der Anlage automatisch gesichert.

Was mich an der DB Geschichte noch etwas ärgert ist dass mir SAGE eine andere Auskunft gibt wie M-S und natürlich Melville-Schellmann Recht hat und ich seit dem 31.1. auf eine Antwort zu #3483277 von SAGE warte.

Lassen wir das Thema Datenbank ruhen wenn es mit der file Syncronisierung funktioniert ist es mir auch recht. Was viel ärgerlicher ist, sind die Probleme die teileweise seit ACT4 bestehen und die Art wie beim Wechsel von einer Version in die nächste mit bisher integralen Bestandteilen von ACT umgegangen wird.

MFG - Erich Heer

[Erich Heer]

Info-Update: Mail von Sage eingegangen am 12.2. (nach 13 Tagen) ca. 30 Minuten nachdem ich das im ACTFORUM gepostet habe ???

...
Ihre Endkundennr.: ABCDEFGHIK
Ihre Debitorennr.: -
Vorgangs-ID: #3483277 (Bitte bei allen Rückfragen und Antworten mit vorangestellter Raute (#) angeben!)


Sehr geehrter Herr Heer,

Hiermit möchten wir sie darauf aufmerksam machen, dass Sie keinen gültige Supportvereinbarung mit uns haben.
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Zur Info: Die Supportvereinbarung kostet 420 Euro.