Eine der ausgewählten Adresse in ACT ist:
Briefform kann im Beispiel den Wert "f1f" oder "f1p" haben, wobei in diesem Fall "f1p" = förmliche Anrede und "f1p" = persönliche Anrede bedeutet. In beiden Fällen geht der Brief an eine Einzelperson (x1x).
In der Dokumentschablone benötigen Sie nun folgende Felder:
Bei einem Serienbrief an mindestens zwei Kontakte erstellt ACT vor dem Öffnen des Serienbriefes aus den ausgewählten Kontakten ein "Mergefile", das die in der Dokumentschablone auszufüllenden Felder aus dem Kontaktdatensatz pro Kontakt enthält. Die Feldnamen beziehen sich auf die eindeutigen Nummern eines ACT!Feldes in Ihrer Datenbank. Aus diesem Mergefile wird im Laufe der Verarbeitung eine Word-Serienbrief-Datenquelle gemacht.
Das aus der Dokumentschablone erstellte Dokument selbst wird in ein Word-Serienbrief-Hauptdokument umgewandelt und mit der Datenquelle gemischt. Also Word-Serienbrief pur!
Bei in Word angezeigten Feldfunktionen würde das Hauptdokument dann folgendes Aussehen haben:
Wie Sie unschwer erkennen können, bestehen die Feldnamen nun aus einem "C" für "aus den Kontaktdatensatz" und der in Ihrer ACT-Datenbank eindeutigen Feldnummer. Diese müssen Sie u.U. also vor Ergänzung der Dokumentschablone um eine Wenn-Dann-Sonst-Bedingung per Feldinfo2 ermitteln.
Der gewünschte Text soll lauten:
Ich freue mich sehr, xxx am Datum in unserem Hause zu einem kleinen Empfang begrüßen zu dürfen. Bitte xxx rechtzeitig an, damit ich auch für genügend Speis' und Trank sorgen kann.
Normalerweise steht Ihnen in einem Word-Serienbrief-Hauptdokument ein Assistent zur Erstellung von Bedingungsfeldern zur Verfügung.
Da Ihre Dokumentschablone im Urzustand aber kein Hauptdokument ist (und auch nicht sein darf), müssen Sie leider per Handarbeit die benötigten Felder einfügen. Das gewünschte Ergebnis:
Hinweis für Benutzer von Word97: In dieser Word-Version sind Feldfunktionen in deutscher Sprache benannt. "If" ist also "Wenn", "Mergefield" = "Seriendruckfeld".
Der genaue Ablauf:
Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, wo die Bedingung eingefügt werden soll.
Über "Einfügen, Feld, Seriendruck, If" fügen Sie zunächst ein If-Feld ein und entfernen Sie vor der Bestätigung die Option "Formatierung bei Aktualisierung behalten". Wenn Sie die Anzeige der Feldfunktionen noch eingeschaltet haben, wird sich das Ergebnis Ihrer Bemühungen so darstellen:
Positionieren Sie nun den Cursor in den Leeraum vor der rechten geschweiften Klammer und fügen Sie ein Mischfeld ein über "Einfügen, Feld, Seriendruck, MergeField" und deaktivieren Sie wieder "Formatierung bei Aktualisierung behalten".
Hierhinein müssen nun die Bedingung selbst, die Antwort für "Wahr" und die Antwort für "Falsch".
Positonieren Sie dazu den Cursor in das grau unterlegte Feld in den Leeraum rechts von "MERGEFIELD" und geben Sie dort den Namen des Mischfeldes an, das Sie überprüfen lassen wollen. Zwischen die beiden geschweiften rechten Klammern kommt nun die Bedingung selbst, die WAHR-Antwort und die FALSCH-Antwort nach folgendem Muster:
Das war's auch eigentlich schon.
Allerdings sollte man eines nicht unerwähnt lassen:
Sie könnten ja auf die Idee kommen "Briefform" nicht auf dem Brief mit ausdrucken lassen, also würden Sie es als versteckten Text formatieren. Funktioniert wunderbar für den Serienbrief, zieht allerdings ein Problem nach sich.
Wenn Sie act.dot im Original verwenden, würde für jeden Serienbrief – falls Sie einen Protokolleintrag erstellen lassen – zu jedem Kontakt ein Protokolleintrag ohne angehängte Datei erstellt, leider aber auch pro Kontakt ein nicht zugeordneter Protokolleintrag in Ihrer ACT!Datenbank gespeichert.
Um das zu verhindern, sollten Sie ACTPatch4 von Melville-Schellmann downloaden, dort sind für Office 97, Office 2000, Office XP und Office 2003 fehlerbereinigte act.dot's enthalten. Einschränkung: ACTPatch4 wirkt nur für ACT 6.0.3.994.
Ingrid Weigoldt